Mengenal Thoughts Process Map, Tool Six Sigma

(managementfile – Quality) – Untuk menjalankan suatu proyek Six Sigma dengan sukses, maka Anda harus mempunyai fondasi yang kuat. Salah satu perangkat yang digunakan untuk memantapkan fondasi ini adalah Thought Process Map yang biasa disingkat TMAP atau TPM.

TMAP adalah suatu bentuk visual dari sejumlah ide, pemikiran, dan pertanyaan yang terkait dengan penyelesaian suatu tujuan proyek yang asalnya dari individu maupun tim. TMAP seharusnya menjadi salah satu tool yang digunakan dalam awal proses Six Sigma. TMAP berisikan informasi yang terstruktur, yang dapat bermanfaat sebagai referensi bagi tim dalam menjalankan proses DMAIC proyek.

Elemen dari TMAP, sekurang-kurangnya meliputi:
1. Tujuan proyek atau statement permasalahan
2. Area/bagian tertentu dari proses yang perlu dianalisa
3. Isu atau pertanyaan yang perlu ditangani
4. Data dan informasi yang diketahui mengenai isu/pertanyaan tersebut
5. Data dan informasi yang tidak diketahui mengenai isu/pertanyaan tersebut
6. Asumsi awal mengenai tiap isu/pertanyaan
7. Data dan informasi apa saja yang dibutuhkan
8. Hambatan utama dalam mencapai tujuan proyek
9. Keterkaitan isu/pertanyaan satu sama lainnya
10. Perangkat Six Sigma yang akan digunakan

TMAP tidak hanya punya perspektif ke belakang, melainkan juga ke depan. Dokumen TMAP terdiri dari berbagai ide dan keputusan yang telah dijalankan dalam aktivitas Six Sigma, serta keterkaitannya satu sama lain. Selain itu, TMAP juga menggambarkan aktivitas yang akan dilakukan oleh tim di masa depan dalam jangka pendek.

Manfaat-manfaat dalam menggunakan TMAP diantaranya adalah:
• perangkat yang efektif untuk memastikan bahwa seluruh isu dan masalah mengenai proyek sudah diidentifikasi dan ditangani sejak awal proyek
• cara yang efektif dalam melakukan brainstorming, mengumpulkan informasi, melihat sudut pandang, serta meringkas data. TMAP mengidentifikasi asumsi yang dibuat tim, serta tindakan yang akan diambil.
• menyediakan gambaran visual mengenai perkembangan ide dan isu terkait dengan proyek, sehingga lebih mudah dipahami

Langkah-langkah yang dilakukan untuk menciptakan suatu TMAP, antara lain adalah sebagai berikut:

1. Definisikan Tujuan Proyek
Tujuan proyek adalah hal pertama yang perlu didefinisikan. Apa yang ingin dicapai dari proyek ini? Masalah apa yang perlu diselesaikan? Atau peluang apa yang muncul?

Definisikan ruang lingkup proyek, kalimat permasalahan, tujuan, manfaat, anggota tim, process owner serta Champion dari proyek. Kalimat permasalahan dan tujuan biasanya ditaruh di paling atas dari sebuah TMAP, kemudian empat langkah selanjutnya digambar di bawahnya.

2. Daftar Known dan Unknown
Buat dua kolom, untuk mendaftar informasi known dan unknown, yang sudah diketahui dan tidak diketahui. Informasi ini meliputi antara lain waktu, metrik, biaya, isu, hambatan, masalah, persyaratan pelanggan, output, input, langkah proses, kuantitas, lokasi, dan sebagainya.

Penting bagi Anda untuk mendata informasi yang telah diketahui, namun mendata informasi yang belum diketahui dan harus dicaritahu juga penting.

3. Tanyakan Pertanyaan DMAIC dan Kelompok
Selanjutnya, ajukan pertanyaan dari perspektif kategori DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve dan Control. Ini adalah lima area yang akan menjadi kategori dari seluruh pertanyaan-pertanyaan. Ini merupakan salah satu latihan brainstorming. Misalnya:

Define: Siapa pelanggan kita? Bahan baku apa yang digunakan?
Measure: Metrik apa yang digunakan?

Kemudian, ajukan juga pertanyaan berdasarkan perspektif kelompok yang berada dalam proses ataupun terkait dengan proses. Misalnya:

Transportasi: bagaimana transportasi dilakukan? seberapa jauh perjalanan?
Processing: seberapa lama waktu antri?

4. Urut dan Kaitkan Pertanyaan
Selanjutnya, urutkan pertanyaan, kemudian kaitkan satu pertanyaan dengan pertanyaan. Sehingga, dengan demikian maka Anda akan melihat bahwa satu hal punya keterkaitan yang tinggi dengan hal lain. Dalam langkah ini mungkin Anda juga akan menemukan banyak pertanyaan yang bisa ditambahkan.

5. Identifikasi Tools
Kemudian, tim harus mengidentifikasi tools Six Sigma yang akan digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan diatas. Buat empat kolom yang isinya pertanyaan, tools/metode, siapa yang bertanggung jawab, serta jadwal.

6. Hasil
Setelah menjalankan tools Six Sigma, selanjutnya buat daftar hasilnya. Kemudian, ulangi langkah 3 hingga 6 sepanjang proyek tersebut berjalan.

Demikian adalah sekilas pengenalan mengenai Thoughts Process Map, yang sangat bermanfaat terutama dalam menjalankan proyek Six Sigma. Dengan adanya TMAP, maka proyek Six Sigma bisa dilakukan secara lebih terarah dan terencana.


sumber: http://www.managementfile.com