Sistem Manajemen Keamanan Pangan; ISO 22000:2005

Seperti yang dijelaskan pada tulisan terdahulu, kita akan membahas per bagian untuk memudahkan pengertian. Karena ISO 22000:2005 mempunyai kemiripan yang besar dengan ISO 9001:2008 maka kita akan membahas tentang system manajemen yang ada di system ISO dulu baru kemudian bagaimana memenuhi persyaratan sesuai dengan persyaratan standar yang telah di tetapkan.Secara umum tahapan – tahapan dalam implementasi system ISO dapat terbagi menjadi ;
   1. Pelatihan
   2. Dokumentasi system
   3. Implementasi system
   4. Audit internal
   5. Tinjauan manajemen
   6. Audit eksternal

Untuk mempermudah penjelasan kita akan bahas 1-1 klausul yang ada di ISO 22000:2005. Klausul yang dibahas pada tulisan ini adalah klausul 1-5 dari 8 klausul yang ada di ISO 22000:2005

Klausul 1 : Ruang Lingkup 

Seperti yang saya ambil dari standar SNI ISO 22000:2009 keluaran resmi dari BSN bahwa penerapan system manajemen keamanan pangan harusnya mencakup segala mata rantai proses makanan. Tetapi jika anda ingin mengikuti persyaratan maka ruang lingkup yang anda harus terapkan adalah pada ;

   - Lokasi proses
   - Proses itu sendiri
   - Kategori produk yang dikeluarkan

Mau potong proses?? Misalnya anda punya beberapa proses untuk beberapa kategori produk. Silahkan saja, sok sok wae lah :) yang penting adalah anda mencantumkan dalam ruang lingkup. Tapi ingat, proses dan kategori produk tersebut terpisah secara nyata. Jangan memotong proses di tengah jalan.

Klausul 2 : Acuan Normatif

Persyaratannya bilang bahwa anda harus mengacu ke ISO 9001:2000 tetapi anda mengacu ke ISO 9001:2008 ajalah. Karena penerbitan ISO 22000 pada tahun 2005 maka mereka mengacu ke ISO 9001:2000. Tapi dari sisi dokumen anda bisa mencantumkan persyaratan – persyaratan

   1. ISO 9001:2008
   2. SNI HACCP
   3. Standar SNI lain terkait seperti : standar air minum, standar bahan baku anda serta standar produk anda sendiri sebagai pelengkapan persyaratan. Belum punya standarnya?? Cari aja di web BSN/SISNI untuk mendownload file – file tersebut. Atau anda minta konsultan untuk memberikan standar – standar tersebut (hehehe itulah gunanya konsultan kan, memberikan solusi ketika klien kesulitan :p )
   4. Kemudian anda bisa menyertakan beberapa persyaratan terkait lain baik peraturan lokal maupun interlokal :p

Klausul 3 : Istilah dan definisi

Istilah – istilah yang umumnya anda gunakan di perusahaan dan masih terasa asing dalam istilah umum yang digunakan di lingkungan rumah sehari – hari dapat anda masukkan dalam dokumen untuk mempertegas pengertian. Jangan tanya saya istilah apa saja yang mesti dimasukkan atau tidak dimasukkan. Andalah yang menentukan kira – kira istilah apa saja yang perlu di masukkan untuk hal – hal penting yang perlu di pertegas pengertiannya.lagian ini kan fungsinya untuk mempermudah pemahaman dalam membaca dokumen anda seandainya ada karyawan baru masuk ke lingkungan perusahaan anda.

Klausul 4 : Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Klausul 1-3 dari Sistem Manajemen keamanan Pangan tidak mengandung persyaratan yang spesifik, sehingga anda bisa menambahkan atau mengurangi sesuai dengan selera. Nah mulai dari klausul 4 sampai dengan klausul 8 ini lah yang anda harus penuhi dalam menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

4.1               Umum

Berisi persyaratan untuk identifikasi, evaluasi, pengendalian dan seluruhnya dikomunikasikan ke seluruh jajaran karyawan.

4.2               Persyaratan dokumen (klausul 4.2.2)

Prosedur Pengendalian Dokumen

Anda membuat aturan – aturan tentang identifikasi, pengesahan, distribusi dan metode perubahan dokumen yang diperlukan dalam mengatur seluruh dokumen yang beredar di perusahaan

4.3               Persyaratan Rekaman (klausul 4.2.3)

Anda membuat prosedur untuk mengatur metode identifikasi, penyimpanan, proteksi, kemudahan diperoleh, masa simpan, dan pemusnahan rekaman. Gimana caranya? Yah terserah anda aja. Yang penting anda mengatur bagaimana cara untuk melakukan hal – hal di atas.

Klausul 5 ; Tanggung Jawab Manajemen

5.1 Komitmen Manajemen

Bicara komitmen adalah bicara hal – hal ajaib. Hihihi maksudnya gini, Top Management (direktur dan jajarannya) biasanya menuntut karyawan untuk melakukan hal – hal yang diperlukan dalam menerapkan system sehingga kita dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Yang pada akhirnya meningkatkan laba dan dapat meningkatkan fasilitas serta kesejahteraan karyawan. Sedangkan karyawan biasanya menuntut fasilitas dan (terutama) kesejahteraan dalam rangka menunjukkan komitmen manajemen sehingga mereka dapat meningkatkan kinerja. Jadi pertanyaannya, mana dulu yang mau dipenuhin? Fasilitas dan kesejahteraankah?? Atau kinerja karyawan?? Tuhkan ajaib!!  sama – sama nuntut pihak lain menunjukkan komitmen tapi sama – sama ga mau nunjukin komitmennya duluan :P

Tapi coba lihat point E di persyaratan ; “Memastikan ketersediaan sumber daya”. Artinya manajemen harus menyiapkan sumberdaya yang dibutuhkan baik sumber daya manusia ataupun sumberdaya lainnya. Sehingga mari kita tunjukkan kinerja kita dulu setelah itu baru menuntut komitmen manajemen. Dan kalau manajemen tidak menunjukkan biar auditor eksternal yang getok kepalanya supaya menyediakan sumber daya J

5.2 Kebijakan Keamanan Pangan

Kebijakan Keamanan Pangan berbentuk mirip dengan kebijakan mutu. Perbedaannya adalah pada fokus kebijakan yang lebih mengutamakan keamanan pangan. Bagi anda yang belum pernah melihat kebijakan Mutu, kira – kira seperti ini ;

“ ..PT ABC berkomitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan dalam melakukan produksinya dengan melakukan …….dst” Atau anda membuat point – pint kebijakan seperti

PT ABC berkomitmen untuk

1.          Menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan pada ruang lingkup yang telah ditentukan

2.          Melakukan segala upaya untuk melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga meningkatkan keamanan pangan

3.          ………….(Silahkan anda tambahkan)

Untuk point F : “Didukung oleh sasaran yang terukur” anda membuat sebuah “sasaran keamanan pangan”. Mirip seperti sasaran mutu di ISO 9000 tapi fokus pada sasaran adalah yang terkait dengan system manajemen keamanan pangan yang diterapkan. Contoh ; “menurunkan jumlah bakteri TPC pada proses A menjadi 20 % dibawah persyaratan minimal”. Sasaran keamanan pangan ini bisa sedikit bisa juga banyak. Akan tetapi saya selalu menyarankan anda membuat sasaran keamanan pangan yang sedikit tapi fokus. Karena anda mengevaluasi setiap kebijakan, sasaran, titik kendali kritis dan HACCP secara periodic maka anda dapat merevisi setiap hal tersebut atau bahkan kalau perlu mengganti sasaran sesuai dengan perkembangan perusahaan dan penerapan system

5.3 Perencanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan

Sebenarnya ketika anda membuat SOP, HACCP Plan serta GMP anda telah membuat perencanaan. Tapi alangkah baiknya anda membuat sebuah form yang berisi rencana – rencana kerja system seperti waktu internal audit, verifikasi, tinjauan manajemen, audit eksternal, rencana perbaikan GMP dalam 1 tahun sehingga memudahkan pembuktian perencanaan system.

5.4 Tanggung Jawab dan Wewenang

Kalau ini mah gampang, anda tinggal membuat uraian pekerjaan (job description) dan uraian kualifikasi personil. TInggal anda tambahkan uraian pekerjaan untuk jabatan Ketua tim keamanan pangan atau management representative, auditor dan tim Keamanan Pangan yang di bentuk.

5.5 Ketua Tim Keamanan Pangan

Memang tidak ada persyaratan khusus sebagai ketua tim keamanan pangan. Tapi terkadang auditor menginterpretasikan bahwa ketua tim keamanan pangan harus memiliki background yang sesuai mis : dari jurusan pangan, gizi, bilogi atau kimia. Tapi kalau tidak ada di perusahaan, usahakan anda membuktikan dengan pengalaman kerja. Ketua tim keamanan Pangan diharapkan mengerti proses dan tindakan keamanaan Pangan seperti persyartan GMP dan HACCP.

5.6 Komunikasi

5.6.1          Komunikasi Eksternal

Untuk komunikasi eksternal ini, anda bisa membuat mekanisme yang perlu untuk melakukan aktivitas ini. Pihak eksternal yang dimaksud adalah pelanggan, supplier, vendor, pemerintahan serta yang lainnya di luar perusahaan. Yang paling utama adalah anda menunjuk 1 orang (biasanya wakil manajemen / ketua tim keamanan pangan) untuk melakukan tugas ini. Tapi alangkah baiknya anda membuat prosedur tersendiri terkait metode komunikasi ini yang mencakup internal dan eksternal

5.6.2          Komunikasi Internal

Seperti ini anda lihat di persyaratan, bahwa anda harus membuktikan bahwa perubahan yang terjadi pada produk dsb nya harus di komunikasikan. Komunikasi ini bisa dalam bentuk update prosedur yang didistribusikan ke ke seluruh departemen ataupun bukti – bukti internal meeting serta tanda2 titik kritis yang dipasang di lokasi proses

     5.7 Kesiapan dan tanggap darurat

Untuk memenuhi persyaratan ini biasanya saya menggunakan prosedur penarikan produk dengan cakupan informasi yang diterima untuk penarikan produk berasal dari dalam atau pun dari luar organisasi. Sehingga metode bila terjadi kesalahan dalam proses yang mengakibatkan bahaya pangan dapat di cakup dalam prosedur tersebut

5.8 Tinjauan Manajemen

Tinjauan manajemen biasanya dilakukan dalam sebuah rapat yang dihadiri oleh top management, ketua tim pangan/wakil manajemen/management representative serta seluruh personil kunci sebagai pemilik proses ( manajer/spv departemen). Karena dilakukan dalam sebuah rapat maka tinjauan manajemen sering juga disebut rapat tinjauan manajemen (rtm) atau management review meeting. Dan seperti layaknya rapat, terdapat agenda pembicaraan (dikenal dengan nama input/masukan tinjauan manajemen) dan hasil yang diharapkan (output / keluaran tinjauan manajemen). Untuk membuktikan pelaksanaan persyaratan ini maka seluruh agenda, hasil, daftar hadir rapat serta notulen/catatan rapat harus dilengkapi.

5.8.2      Input

                Dari persyaratan dapat dilihat input tinjauan manajemen terdiri dari

a.       tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya

Kosongkan bila anda baru pertama kali menerapkan system dan melakukan tinjauan manajemen. Kalau telah ke 2, 3 dst anda mengisi dengan melampirkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya serta status tindakan apakah telah dilaksanakan atau belum.

Terkadang pada saat tinjauan manajemen, para top management berjanji memberikan bantuan fasilitas dan hal – hal lain terkait dengan penerapan system. Tetapi lama kelamaan di lupakan (sengaja dilupakan setelah dapat sertifikat??) dikarenakan kesibukan pekerjaan. SIlahkan ingatkan lagi hasil tinjauan manajemen sebelumnya pada kesempatan ini.

b.      Analisis hasil kegiatan verifikasi

Ini merupakan hasil data verifikasi yang di analisis dan di ambil kesimpulannya sejauh mana pengendalian bahaya pada titik kritis telah dilakukan oleh personil perusahaan. Anda bisa mulai dengan menganalisa sasaran keamanan pangan yang telah ditetapkan

c.       Kondisi yang berubah dan dapat mempengaruhi keamanan pangan

Anda mengisi ini bila terjadi perubahan – perubahan baik dalam proses, infrastruktur, GMP ataupun pengendalian bahaya yang dilakukan

d.      Situasi darurat

Biasanya kosong karena situasi darurat ini dilaporkan bila terjadi bahaya terhadap keamanan pangan misal keracunan atau perubahan kualitas dan keamanan produk dalam kemasan terkait sebelum masa kadaluarsa yang ditetapkan

e.      Hasil tinjauan dari update system

Anda di wajibkan melakukan update system sehingga semua pengendalian bahaya, titik kritis yang di tetapkan merupakan informasi terbaru yang telah di sesuaikan dengan kondisi terkini

f.        Tinjauan komunikasi pelanggan

Ini persis seperti ISO 9000 anda menganalisa keluhan pelanggan, survey pelanggan dan kemudian menyimpulkan apa saja yang perlu diperbaiki dalam melaksanakan system di masa datang

g.       Audit atau inspeksi internal

Laporkan hasil audit secara singkat disini akan tetapi jangan lupa untuk melampirkan laporan audit sebagai pengingat kepada seluruh peserta tinjauan manajemen.

5.8.3      Output

Dari hasil input diatas maka anda dapat mencatat apa – apa saja yang perlu dilakukan di masa datang sehingga jaminan keamanan pangan dapat di nyatakan secara eksplisit begitu juga peningkatan keefektifannya karena anda berencana melakukan perbaikan – perbaikan dari hasil audit dan informasi internal maupun eksternal. Untuk melaksanakan langkah – langkah itu diperlukan sumberdaya yang harus dipenuhi oleh top management sebagai bukti komitmen pelaksanaan system. Kalau udah, berarti anda telah memenuhi persyaratan output seperti yang tercantum dalam persyaratan

a. Jaminan Keamanan Pangan

                b. Peningkatan efektifitas system manajemen keamanan pangan

                c. Kebutuhan sumber daya

Yah begitulah kira – kira system ini bekerja, semua bahasan di klausul 4 dan klausul 5 merupakan dasar system ISO yang selalu dilakukan pada saat anda mengimplementasikan ISO seri berapapun (ini berdasarkan pengetahuan dan pengalaman saya pribadi). Jikalau anda telah melaksanakan proses ini maka anda sebenarnya dapat mengimplementasikan segala macam ISO di perusahaan anda. Tentunya dengan penyesuaian sana sini sesuai dengan persyaratan yang ada

sumber: http://tripconsultant.blogspot.com