1. Pelatihan
2. Dokumentasi system
3. Implementasi system
4. Audit internal
5. Tinjauan manajemen
6. Audit eksternal
Untuk
mempermudah penjelasan kita akan bahas 1-1 klausul yang ada di ISO
22000:2005. Klausul yang dibahas pada tulisan ini adalah klausul 1-5
dari 8 klausul yang ada di ISO 22000:2005
Klausul 1 : Ruang Lingkup
Seperti yang saya ambil dari standar SNI ISO 22000:2009 keluaran resmi dari BSN bahwa penerapan system manajemen keamanan pangan harusnya mencakup segala mata rantai proses makanan. Tetapi jika anda ingin mengikuti persyaratan maka ruang lingkup yang anda harus terapkan adalah pada ;
- Lokasi proses
- Proses itu sendiri
- Kategori produk yang dikeluarkan
- Proses itu sendiri
- Kategori produk yang dikeluarkan
Mau potong proses?? Misalnya anda punya beberapa proses untuk beberapa kategori produk. Silahkan saja, sok sok wae lah :) yang
penting adalah anda mencantumkan dalam ruang lingkup. Tapi ingat,
proses dan kategori produk tersebut terpisah secara nyata. Jangan
memotong proses di tengah jalan.
Persyaratannya bilang bahwa anda harus mengacu ke ISO 9001:2000 tetapi anda mengacu ke ISO 9001:2008 ajalah. Karena penerbitan ISO 22000 pada tahun 2005 maka mereka mengacu ke ISO 9001:2000. Tapi dari sisi dokumen anda bisa mencantumkan persyaratan – persyaratan
1. ISO 9001:2008
2. SNI HACCP
3. Standar SNI lain terkait seperti : standar air minum, standar bahan baku anda serta standar produk anda sendiri sebagai pelengkapan persyaratan. Belum punya standarnya?? Cari aja di web BSN/SISNI untuk mendownload file – file tersebut. Atau anda minta konsultan untuk memberikan standar – standar tersebut (hehehe itulah gunanya konsultan kan, memberikan solusi ketika klien kesulitan :p )
4. Kemudian anda bisa menyertakan beberapa persyaratan terkait lain baik peraturan lokal maupun interlokal :p
2. SNI HACCP
3. Standar SNI lain terkait seperti : standar air minum, standar bahan baku anda serta standar produk anda sendiri sebagai pelengkapan persyaratan. Belum punya standarnya?? Cari aja di web BSN/SISNI untuk mendownload file – file tersebut. Atau anda minta konsultan untuk memberikan standar – standar tersebut (hehehe itulah gunanya konsultan kan, memberikan solusi ketika klien kesulitan :p )
4. Kemudian anda bisa menyertakan beberapa persyaratan terkait lain baik peraturan lokal maupun interlokal :p
Klausul 3 : Istilah dan definisi
Istilah
– istilah yang umumnya anda gunakan di perusahaan dan masih terasa
asing dalam istilah umum yang digunakan di lingkungan rumah sehari –
hari dapat anda masukkan dalam dokumen untuk mempertegas pengertian.
Jangan tanya saya istilah apa saja yang mesti dimasukkan atau tidak
dimasukkan. Andalah yang menentukan kira – kira istilah apa saja yang
perlu di masukkan untuk hal – hal penting yang perlu di pertegas
pengertiannya.lagian ini kan fungsinya untuk mempermudah pemahaman dalam
membaca dokumen anda seandainya ada karyawan baru masuk ke lingkungan
perusahaan anda.
Klausul 4 : Sistem Manajemen Keamanan Pangan
Klausul 1-3 dari Sistem Manajemen keamanan Pangan tidak mengandung persyaratan yang spesifik, sehingga anda bisa menambahkan atau mengurangi sesuai dengan selera. Nah mulai dari klausul 4 sampai dengan klausul 8 ini lah yang anda harus penuhi dalam menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan
4.1 Umum
Berisi persyaratan untuk identifikasi, evaluasi, pengendalian dan seluruhnya dikomunikasikan ke seluruh jajaran karyawan.
4.2 Persyaratan dokumen (klausul 4.2.2)
Prosedur Pengendalian Dokumen
Anda
membuat aturan – aturan tentang identifikasi, pengesahan, distribusi
dan metode perubahan dokumen yang diperlukan dalam mengatur seluruh
dokumen yang beredar di perusahaan
4.3 Persyaratan Rekaman (klausul 4.2.3)
Anda membuat prosedur untuk mengatur metode identifikasi, penyimpanan, proteksi, kemudahan diperoleh, masa simpan, dan pemusnahan
rekaman. Gimana caranya? Yah terserah anda aja. Yang penting anda
mengatur bagaimana cara untuk melakukan hal – hal di atas.
Klausul 5 ; Tanggung Jawab Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
5.1 Komitmen Manajemen
Bicara komitmen adalah bicara hal – hal ajaib. Hihihi maksudnya gini, Top Management (direktur dan jajarannya) biasanya menuntut karyawan untuk melakukan hal – hal yang diperlukan dalam menerapkan system sehingga kita dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Yang pada akhirnya meningkatkan laba dan dapat meningkatkan fasilitas serta kesejahteraan karyawan. Sedangkan karyawan biasanya menuntut fasilitas dan (terutama) kesejahteraan dalam rangka menunjukkan komitmen manajemen sehingga mereka dapat meningkatkan kinerja. Jadi pertanyaannya, mana dulu yang mau dipenuhin? Fasilitas dan kesejahteraankah?? Atau kinerja karyawan?? Tuhkan ajaib!! sama – sama nuntut pihak lain menunjukkan komitmen tapi sama – sama ga mau nunjukin komitmennya duluan :P
Tapi coba lihat point E di persyaratan ; “Memastikan ketersediaan sumber daya”. Artinya manajemen harus menyiapkan sumberdaya yang dibutuhkan baik sumber daya manusia ataupun sumberdaya lainnya. Sehingga mari kita tunjukkan kinerja kita dulu setelah itu baru menuntut komitmen manajemen. Dan kalau manajemen tidak menunjukkan biar auditor eksternal yang getok kepalanya supaya menyediakan sumber daya J
5.2 Kebijakan Keamanan Pangan
Kebijakan
Keamanan Pangan berbentuk mirip dengan kebijakan mutu. Perbedaannya
adalah pada fokus kebijakan yang lebih mengutamakan keamanan pangan.
Bagi anda yang belum pernah melihat kebijakan Mutu, kira – kira seperti
ini ;
“
..PT ABC berkomitmen untuk menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan
dalam melakukan produksinya dengan melakukan …….dst” Atau anda membuat
point – pint kebijakan seperti
PT ABC berkomitmen untuk
1. Menerapkan Sistem Manajemen Keamanan Pangan pada ruang lingkup yang telah ditentukan
2. Melakukan segala upaya untuk melakukan perbaikan berkelanjutan sehingga meningkatkan keamanan pangan
3. ………….(Silahkan anda tambahkan)
Untuk point F : “Didukung oleh sasaran yang terukur” anda membuat sebuah “sasaran keamanan pangan”. Mirip seperti sasaran mutu di ISO 9000 tapi fokus pada sasaran adalah yang terkait dengan system manajemen keamanan pangan yang diterapkan. Contoh ; “menurunkan jumlah bakteri TPC pada proses A menjadi 20 % dibawah persyaratan minimal”. Sasaran keamanan pangan ini bisa sedikit bisa juga banyak. Akan tetapi saya selalu menyarankan anda membuat sasaran keamanan pangan yang sedikit tapi fokus. Karena anda mengevaluasi setiap kebijakan, sasaran, titik kendali kritis dan HACCP secara periodic maka anda dapat merevisi setiap hal tersebut atau bahkan kalau perlu mengganti sasaran sesuai dengan perkembangan perusahaan dan penerapan system
5.3 Perencanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan
Sebenarnya
ketika anda membuat SOP, HACCP Plan serta GMP anda telah membuat
perencanaan. Tapi alangkah baiknya anda membuat sebuah form yang berisi
rencana – rencana kerja system seperti waktu internal audit, verifikasi,
tinjauan manajemen, audit eksternal, rencana perbaikan GMP dalam 1
tahun sehingga memudahkan pembuktian perencanaan system.
5.4 Tanggung Jawab dan Wewenang
5.4 Tanggung Jawab dan Wewenang
Kalau
ini mah gampang, anda tinggal membuat uraian pekerjaan (job
description) dan uraian kualifikasi personil. TInggal anda tambahkan
uraian pekerjaan untuk jabatan Ketua tim keamanan pangan atau management
representative, auditor dan tim Keamanan Pangan yang di bentuk.
5.5 Ketua Tim Keamanan Pangan
5.5 Ketua Tim Keamanan Pangan
Memang
tidak ada persyaratan khusus sebagai ketua tim keamanan pangan. Tapi
terkadang auditor menginterpretasikan bahwa ketua tim keamanan pangan
harus memiliki background yang sesuai mis : dari jurusan pangan, gizi,
bilogi atau kimia. Tapi kalau tidak ada di perusahaan, usahakan anda
membuktikan dengan pengalaman kerja. Ketua tim keamanan Pangan
diharapkan mengerti proses dan tindakan keamanaan Pangan seperti
persyartan GMP dan HACCP.
5.6 Komunikasi
5.6.1 Komunikasi Eksternal
Untuk
komunikasi eksternal ini, anda bisa membuat mekanisme yang perlu untuk
melakukan aktivitas ini. Pihak eksternal yang dimaksud adalah pelanggan,
supplier, vendor, pemerintahan serta yang lainnya di luar perusahaan.
Yang paling utama adalah anda menunjuk 1 orang (biasanya wakil manajemen
/ ketua tim keamanan pangan) untuk melakukan tugas ini. Tapi alangkah
baiknya anda membuat prosedur tersendiri terkait metode komunikasi ini
yang mencakup internal dan eksternal
5.6.2 Komunikasi Internal
Seperti
ini anda lihat di persyaratan, bahwa anda harus membuktikan bahwa
perubahan yang terjadi pada produk dsb nya harus di komunikasikan.
Komunikasi ini bisa dalam bentuk update prosedur yang didistribusikan ke
ke seluruh departemen ataupun bukti – bukti internal meeting serta
tanda2 titik kritis yang dipasang di lokasi proses
5.7 Kesiapan dan tanggap darurat
Untuk
memenuhi persyaratan ini biasanya saya menggunakan prosedur penarikan
produk dengan cakupan informasi yang diterima untuk penarikan produk
berasal dari dalam atau pun dari luar organisasi. Sehingga metode bila
terjadi kesalahan dalam proses yang mengakibatkan bahaya pangan dapat di
cakup dalam prosedur tersebut
5.8 Tinjauan Manajemen
5.8 Tinjauan Manajemen
Tinjauan
manajemen biasanya dilakukan dalam sebuah rapat yang dihadiri oleh top
management, ketua tim pangan/wakil manajemen/management representative
serta seluruh personil kunci sebagai pemilik proses ( manajer/spv
departemen). Karena dilakukan dalam sebuah rapat maka tinjauan manajemen
sering juga disebut rapat tinjauan manajemen (rtm) atau management
review meeting. Dan seperti layaknya rapat, terdapat agenda pembicaraan
(dikenal dengan nama input/masukan tinjauan manajemen) dan hasil yang
diharapkan (output / keluaran tinjauan manajemen). Untuk membuktikan
pelaksanaan persyaratan ini maka seluruh agenda, hasil, daftar hadir
rapat serta notulen/catatan rapat harus dilengkapi.
5.8.2 Input
Dari persyaratan dapat dilihat input tinjauan manajemen terdiri dari
a. tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya
Kosongkan
bila anda baru pertama kali menerapkan system dan melakukan tinjauan
manajemen. Kalau telah ke 2, 3 dst anda mengisi dengan melampirkan hasil
tinjauan manajemen sebelumnya serta status tindakan apakah telah
dilaksanakan atau belum.
Terkadang
pada saat tinjauan manajemen, para top management berjanji memberikan
bantuan fasilitas dan hal – hal lain terkait dengan penerapan system.
Tetapi lama kelamaan di lupakan (sengaja dilupakan setelah dapat
sertifikat??) dikarenakan kesibukan pekerjaan. SIlahkan ingatkan lagi
hasil tinjauan manajemen sebelumnya pada kesempatan ini.
b. Analisis hasil kegiatan verifikasi
Ini
merupakan hasil data verifikasi yang di analisis dan di ambil
kesimpulannya sejauh mana pengendalian bahaya pada titik kritis telah
dilakukan oleh personil perusahaan. Anda bisa mulai dengan menganalisa
sasaran keamanan pangan yang telah ditetapkan
c. Kondisi yang berubah dan dapat mempengaruhi keamanan pangan
Anda
mengisi ini bila terjadi perubahan – perubahan baik dalam proses,
infrastruktur, GMP ataupun pengendalian bahaya yang dilakukan
d. Situasi darurat
Biasanya
kosong karena situasi darurat ini dilaporkan bila terjadi bahaya
terhadap keamanan pangan misal keracunan atau perubahan kualitas dan
keamanan produk dalam kemasan terkait sebelum masa kadaluarsa yang
ditetapkan
e. Hasil tinjauan dari update system
Anda
di wajibkan melakukan update system sehingga semua pengendalian bahaya,
titik kritis yang di tetapkan merupakan informasi terbaru yang telah di
sesuaikan dengan kondisi terkini
f. Tinjauan komunikasi pelanggan
Ini
persis seperti ISO 9000 anda menganalisa keluhan pelanggan, survey
pelanggan dan kemudian menyimpulkan apa saja yang perlu diperbaiki dalam
melaksanakan system di masa datang
g. Audit atau inspeksi internal
Laporkan
hasil audit secara singkat disini akan tetapi jangan lupa untuk
melampirkan laporan audit sebagai pengingat kepada seluruh peserta
tinjauan manajemen.
5.8.3 Output
Dari
hasil input diatas maka anda dapat mencatat apa – apa saja yang perlu
dilakukan di masa datang sehingga jaminan keamanan pangan dapat di
nyatakan secara eksplisit begitu juga peningkatan keefektifannya karena
anda berencana melakukan perbaikan – perbaikan dari hasil audit dan
informasi internal maupun eksternal. Untuk melaksanakan langkah –
langkah itu diperlukan sumberdaya yang harus dipenuhi oleh top
management sebagai bukti komitmen pelaksanaan system. Kalau udah,
berarti anda telah memenuhi persyaratan output seperti yang tercantum
dalam persyaratan
a. Jaminan Keamanan Pangan
b. Peningkatan efektifitas system manajemen keamanan pangan
c. Kebutuhan sumber daya
Yah
begitulah kira – kira system ini bekerja, semua bahasan di klausul 4
dan klausul 5 merupakan dasar system ISO yang selalu dilakukan pada saat
anda mengimplementasikan ISO seri berapapun (ini berdasarkan
pengetahuan dan pengalaman saya pribadi). Jikalau anda telah
melaksanakan proses ini maka anda sebenarnya dapat mengimplementasikan
segala macam ISO di perusahaan anda. Tentunya dengan penyesuaian sana
sini sesuai dengan persyaratan yang ada
sumber: http://tripconsultant.blogspot.com
0 komentar:
Posting Komentar